Con chi deve collaborare il DPO?
I dati personali sono oggi considerati “the new oil”, di conseguenza, il ruolo del DPO ha assunto una sempre maggiore responsabilità per garantire che questa risorsa preziosa sia protetta e gestita in conformità con le normative. Per navigare in questo complesso panorama è necessario avere competenze tecniche e legali e la capacità di costruire relazioni di collaborazione all’interno dell’azienda.
Proteggere i dati personali e assicurare la conformità normativa sono diventate le principali sfide di ogni organizzazione. Il compito del DPO è assicurare che queste priorità siano integrate in tutta l’azienda.
Tuttavia, navigare tra i vari ruoli e responsabilità può essere complesso, soprattutto in aziende con risorse limitate o strutture non ben definite. Con chi e come un DPO deve collaborare per superare le principali difficoltà?
Comprendere e Definire i Ruoli Chiave
Uno dei problemi più comuni è la confusione sui ruoli e le responsabilità all’interno dell’organizzazione. È essenziale stabilire una chiara comprensione del ruolo del DPO rispetto ad altre funzioni chiave come il Chief Information Security Officer (CISO), se presente.
Il CISO si occupa della strategia di sicurezza informatica, mentre il DPO si concentra sulla protezione dei dati personali. Se non esiste un CISO dedicato, il DPO dovrà collaborare strettamente con il responsabile IT o chi gestisce la sicurezza informatica, assicurandosi che le misure adottate proteggano adeguatamente i dati personali.
Superare le Difficoltà di Collaborazione Interfunzionale
Un DPO non può operare isolato: deve costruire ponti tra vari reparti aziendali e coinvolgere i responsabili dei sistemi informativi per garantire che le tecnologie utilizzate siano sicure e conformi, è importante che il DPO lavori direttamente con il personale IT disponibile e mantenga un dialogo aperto con il management per avere accesso alle risorse necessarie alla protezione dei dati.
Prepararsi per Audit e Ispezioni
La preparazione per audit o ispezioni esterne è un’altra fonte di pressione per molte organizzazioni. Il DPO deve assicurarsi che esistano processi documentati e che la collaborazione con i fornitori e partner esterni sia ben gestita. Stabilire accordi contrattuali chiari e verificare regolarmente la conformità dei partner ai requisiti normativi è essenziale per evitare sorprese indesiderate.
Creare una Rete di Collaborazione Solida
Il tutto può essere riassunto nella necessità di avere un approccio olistico che coinvolge tutti i livelli dell’azienda. Collaborare con i responsabili delle varie unità di business è fondamentale per identificare e gestire i rischi specifici, è altresì necessaria la formazione e la sensibilizzazione continua per garantire che tutti comprendano le loro responsabilità e agiscano di conseguenza.
Il successo di un DPO dipende dalla sua capacità di costruire relazioni collaborative ed efficaci all’interno dell’azienda, anche in presenza di sfide come la mancanza di risorse o la confusione sui ruoli. Adattando il proprio approccio alle specifiche esigenze dell’organizzazione e coinvolgendo attivamente le figure chiave, il DPO può garantire che la protezione dei dati personali e la sicurezza informatica siano integrate e allineate, a beneficio dell’intera azienda.
Digimetrica
Dal 2001 cybersecurity al servizio delle aziende
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